Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM): Ablauf, Pflicht und Maßnahmen

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist für Arbeitgeber Pflicht, sobald Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen arbeitsunfähig sind. 

Gerade psychische Belastungen führen zu besonders langen Ausfällen: Laut DAK-Psychreport 2025 dauert ein Krankheitsfall wegen einer psychischen Erkrankung im Schnitt 33 Tage, die Fehltage aufgrund von schlechter mentaler Gesundheit sind binnen zehn Jahren um 52 Prozent gestiegen. 

Dieser Ratgeber für HR-Verantwortliche zeigt, wie BEM-Verfahren und -Gespräch ablaufen, welche Rechte gelten und mit welchen Maßnahmen eine gesunde Wiedereingliederung gelingt.

Was ist betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)?

Betriebliches Eingliederungsmanagement ist ein strukturiertes Verfahren, mit dem Arbeitgeber Beschäftigte nach einer längeren Arbeitsunfähigkeit dabei unterstützen, wieder gesund in den Job zurückzufinden. Der Gesetzgeber verfolgt damit drei Kernziele: 

• Prävention (erneute Erkrankungen vermeiden)
• Rehabilitation (die Rückkehr an den Arbeitsplatz ermöglichen) 
• Integration (den Arbeitsplatz langfristig erhalten).

Im betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM) bildet das BEM neben dem Arbeitsschutz und der betrieblichen Gesundheitsförderung (BGF) eine der drei Säulen. Anders als die freiwillige BGF ist das betriebliche Eingliederungsmanagement gesetzlich verpflichtend:

Ab wann ist ein BEM Pflicht?

Gesetzliche Grundlage: § 167 Abs. 2 SGB IX

Rechtsgrundlage des BEM ist § 167 Abs. 2 SGB IX. Die Vorschrift verpflichtet alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße, und gilt seit 2004. Sinngemäß schreibt sie vor: Der Arbeitgeber klärt mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person, wie sich die Arbeitsunfähigkeit überwinden, einer erneuten Erkrankung vorbeugen und der Arbeitsplatz erhalten lässt. Das BEM steht dabei allen Beschäftigten zu.

Die Sechs-Wochen-Schwelle

Die zentrale Regel: Sind Beschäftigte innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen, also mehr als 42 Kalendertage, arbeitsunfähig, wird die BEM-Pflicht ausgelöst.

Wichtig für die Praxis: Der Zwölf-Monats-Zeitraum ist rollierend und richtet sich nicht nach dem Kalenderjahr. Auch mehrere kürzere Krankschreibungen zählen zusammen. Drei Ausfälle von zweieinhalb, zwei und eineinhalb Wochen etwa summieren sich auf sechs Wochen und lösen das Verfahren aus.

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Wie läuft ein BEM-Verfahren ab? Schritt für Schritt

Ein BEM-Verfahren folgt sechs Schritten, die sich in der Praxis bewährt haben:

1. Fehlzeiten prüfen und betroffene Mitarbeitende einladen: HR behält die Ausfallzeiten im Blick und lädt die betroffene Person schriftlich ein, sobald die Sechs-Wochen-Schwelle erreicht ist. Das Einladungsschreiben ist der rechtlich sensibelste Schritt: Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts muss es die konkreten Ziele des BEM erläutern, ausdrücklich auf die Freiwilligkeit hinweisen, die möglichen Beteiligten benennen und datenschutzkonform darüber aufklären, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden. 
2. Zustimmung einholen: Das Verfahren startet erst, wenn die betroffene Person zustimmt. Wichtig ist die Abgrenzung: Die Zustimmung zum BEM und die datenschutzrechtliche Einwilligung in die Datenverarbeitung sind zwei getrennte Dinge. Fehlt die Datenschutz-Einwilligung, entbindet das den Arbeitgeber nicht davon, das BEM überhaupt anzubieten.
3. Analyse und Erstgespräch: In einem vertraulichen Gespräch werden gemeinsam die Ursachen und Belastungen erörtert, die zur Arbeitsunfähigkeit geführt haben, ausdrücklich ohne Abfrage konkreter Diagnosen. Die betroffene Person entscheidet selbst, welche Informationen sie teilt.
4. Maßnahmen entwickeln und umsetzen: Gemeinsam werden passende Maßnahmen festgelegt und im Protokoll dokumentiert. Das Bundesarbeitsgericht verlangt hier ein „sachliches Erörtern“ der eingebrachten Vorschläge: Der Arbeitgeber darf sich vernünftigerweise in Betracht kommenden Lösungen nicht verschließen. 
5. Erfolgskontrolle: In einem vorab vereinbarten Termin wird geprüft, ob die Maßnahmen greifen. Zeigt sich, dass eine Lösung nicht wirkt, werden bestehende Ansätze angepasst oder eine Alternative gesucht.
6. Abschluss: Das Verfahren endet, wenn die Ziele erreicht sind, also die Arbeitsfähigkeit stabilisiert und der Arbeitsplatz gesichert ist, oder ergebnisoffen, falls sich trotz sorgfältiger Suche keine geeigneten Maßnahmen finden lassen. Der Abschluss und die Ergebnisse werden dokumentiert.

Das BEM-Gespräch: Ablauf, Teilnehmer und Tipps

Im BEM-Gespräch klären Arbeitgeber und Beschäftigte in einem vertraulichen Rahmen, wodurch die Ausfälle entstanden sind und welche Lösungen die Rückkehr erleichtern.

Teilnehmende am BEM-Gespräch

Am Erstgespräch nehmen die betroffene Person und der Arbeitgeber beziehungsweise die BEM-Beauftragten teil. Auf Wunsch kommt eine Vertrauensperson hinzu. Mit Zustimmung der oder des Beschäftigten können außerdem der Betriebsrat oder bei Bedarf auch der Betriebsarzt beteiligt werden. Über die Zusammensetzung der Gesprächsteilnehmenden entscheidet die betroffene Person mit.

Was wird im BEM-Gespräch besprochen?

Im Kern geht es um zwei Leitfragen: Hängt die Arbeitsunfähigkeit mit dem Arbeitsplatz zusammen? Und was lässt sich tun, damit die Person ihre Tätigkeit wieder aufnehmen kann? Konkrete Krankheitsursachen oder Diagnosen müssen dabei ausdrücklich nicht genannt werden. 

Tipps für ein gutes BEM-Gespräch

• Für eine wertschätzende, vertrauensvolle Atmosphäre sorgen und das Gespräch ergebnisoffen führen.
• Druck und Kontrolle vermeiden. Das Gespräch ist ein Unterstützungsangebot, keine Leistungsbeurteilung.
• Gut vorbereitet in den Termin gehen und mögliche Maßnahmen bereits mitdenken.
• Ergebnisse nur mit ausdrücklicher Einwilligung dokumentieren.

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Rechte, Pflichten und Datenschutz im BEM

Welche Rechte und Pflichten haben Arbeitgeber und Beschäftigte im BEM?

• Pflichten des Arbeitgebers: Der Arbeitgeber steht in der aktiveren Rolle. Er muss das BEM von sich aus anbieten, sobald die Sechs-Wochen-Schwelle erreicht ist, und die zuständigen Interessenvertretungen einbeziehen, sofern die betroffene Person zustimmt. Dazu gehört, transparent über die Ziele des Verfahrens und den Umgang mit den Daten aufzuklären. 
• Rechte der Beschäftigten: Die Beschäftigten behalten dabei die Kontrolle über das Verfahren. Ihre Teilnahme ist freiwillig, und sie können das BEM jederzeit und ohne Begründung abbrechen. Auf Wunsch dürfen sie eine Vertrauensperson hinzuziehen, und sie müssen zu keinem Zeitpunkt konkrete Diagnosen offenlegen. 

Datenschutz im BEM

BEM-Daten sind sensibel und unterliegen der DSGVO. Es gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit: Erhoben wird nur, was für die Wiedereingliederung nötig ist. Die Unterlagen gehören in eine separate BEM-Akte und nicht in die Personalakte. Ohne ausdrückliche Einwilligung dürfen die Informationen weder dort abgelegt noch für andere Zwecke genutzt werden.

BEM und Kündigung: Was gilt?

Das BEM ist kein Kündigungsverfahren, im Gegenteil: Es soll eine Kündigung möglichst verhindern. Für Arbeitgeber ist es trotzdem rechtlich heikel, es einfach zu überspringen. Fehlt vor einer krankheitsbedingten Kündigung ein ordnungsgemäßes BEM, muss der Arbeitgeber vor Gericht belegen, dass auch ein BEM die Kündigung nicht hätte verhindern können. 

Welche BEM-Maßnahmen gibt es und wie sieht eine gesunde Wiedereingliederung aus?

Welche Maßnahmen im BEM sinnvoll sind, lässt sich nicht pauschal beantworten: Es hängt von der Erkrankung, dem Arbeitsplatz und der individuellen Belastung ab, und die passende Lösung entsteht im Dialog. 

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick über die typischen BEM-Maßnahmen, zeigt, worauf es speziell nach einer psychischen Erkrankung ankommt, und wie sich mit gezielter Prävention erneuten Ausfällen vorbeugen lässt.

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Alle BEM-Maßnahmen im Überblick

• Stufenweise Wiedereingliederung (Hamburger Modell) ist die häufigste Maßnahme. Auf Basis eines ärztlichen Stufenplans kehren Beschäftigte schrittweise zur vollen Arbeitszeit zurück, meist über einen Zeitraum von sechs Wochen bis sechs Monaten. Während dieser Zeit gelten sie weiter als krankgeschrieben und erhalten Krankengeld.
• Anpassung von Arbeitsplatz und Arbeitsmitteln: Ergonomische oder technische Umrüstung, damit die Tätigkeit trotz Einschränkungen möglich bleibt. Das reicht vom höhenverstellbaren Schreibtisch über spezielle Bürostühle bis zu technischen Hilfsmitteln oder einer barrierefreien Gestaltung des Arbeitsplatzes.
• Veränderung der Arbeitsorganisation: Angepasste Arbeitszeiten, zusätzliche Pausen, eine reduzierte Stundenzahl oder mehr Homeoffice. Gerade nach psychischen Belastungen hilft es oft, Termindruck und Erreichbarkeit vorübergehend herunterzufahren und feste Erholungsphasen einzuplanen.
• Passendere Tätigkeit finden und einen Aufgabenwechsel organisieren, die die Person gesundheitlich gut bewältigen kann. Das kann eine andere Position im Team sein, ein verändertes Aufgabenprofil oder die Umverteilung besonders belastender Tätigkeiten.
• Qualifizierung: Fortbildung, Umschulung oder gezielte Einarbeitung, wenn die bisherige Tätigkeit nicht mehr möglich ist. So bleibt die Person im Unternehmen, auch wenn sich ihr Einsatzbereich verändert.
• Psychologische Unterstützung einbinden: professionelle Begleitung durch externe Psycholog:innen, gerade bei Rückkehr nach Burnout oder psychischer Erkrankung. Niedrigschwellige, digitale Angebote wie nilo ermöglichen dabei anonyme 1:1-Gespräche ohne lange Wartezeiten und können die Wiedereingliederung eng begleiten.
• Externe Träger einbinden: Reha-Träger, Integrations- oder Inklusionsamt und Betriebsarzt unterstützen fachlich und finanziell, etwa mit Zuschüssen für die Umrüstung des Arbeitsplatzes oder mit Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben.

BEM nach einem Burnout

Die Rückkehr nach einem Burnout ist ein Sonderfall im BEM, denn gerade nach einer Burnouterkrankung reagiert das Nervensystem oft noch überempfindlich auf Stress und alltägliche Anforderungen. Laut einer Forsa-Umfrage der KKH sind Burnout-Krankmeldungen seit 2019 um 46 Prozent gestiegen, mit im Schnitt 25,7 Fehltagen pro Fall.

Außerdem ist das Rückfallrisiko sehr hoch. Bleiben die Auslöser unverändert, fällt laut einer Studie der Universität Löwen fast ein Drittel der Betroffenen innerhalb eines Jahres erneut aus.

Was HR-Verantwortliche und Betroffene selbst tun können, um das Risiko eines Rückfalls zu verringern:

• Druck rausnehmen: Offen benennen, dass geringere Belastbarkeit und langsames Ankommen normal sind, statt sofortiges Funktionieren zu erwarten.
• An den Mustern arbeiten: Auch in einem sicheren Umfeld drohen Rückfälle, wenn die persönlichen Auslöser unbearbeitet bleiben.
• Psychologische Begleitung anbieten: Qualifizierte Psycholog:innen helfen, belastende Muster zu verändern und Warnsignale früh zu erkennen. Digitale Angebote wie nilo ermöglichen das anonym und ohne lange Wartezeiten.
• Führungskräfte und Team mitdenken: Vorgesetzte für Überlastungssignale sensibilisieren und die Mehrbelastung im Team durch klare Absprachen begrenzen.

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Präventive Maßnahmen: erneuten Ausfällen vorbeugen

Ein BEM endet nicht mit dem ersten Arbeitstag nach der Rückkehr. Damit Belastungen nicht erneut zu langen Ausfällen führen, sind präventive Angebote entscheidend. Was in der Wiedereingliederung geholfen hat, lässt sich als dauerhaftes Angebot der betrieblichen Gesundheitsförderung verankern.

Digitale, niedrigschwellige Angebote für die mentale Gesundheit sind dabei ein wirksamer Baustein. Sie erreichen Beschäftigte ortsunabhängig und senken die Hemmschwelle, Unterstützung anzunehmen, bevor aus Belastung eine Erkrankung wird.

nilo ist ein Beispiel für diesen Ansatz: Die Plattform bietet Beschäftigten anonymen, digitalen Zugang zu 1:1-Sitzungen mit qualifizierten Psycholog:innen, ohne monatelange Wartezeiten. So lässt sich eine gesunde Wiedereingliederung begleiten und zugleich vorbeugen.

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BEM lohnt sich für beide Seiten

Ein BEM ist mehr als eine Pflichtübung. Richtig gemacht, hilft es Beschäftigten zurück in den Job und dem Unternehmen dabei, erfahrene Kräfte zu halten und Fehlzeiten zu senken. Gerade bei psychischen Belastungen entscheidet oft die gesundheitsorientierte Begleitung darüber, ob die Rückkehr dauerhaft gelingt.

Genau hier setzt nilo an: Wir unterstützen HR-Teams bei der Prävention und bei der Wiedereingliederung nach psychisch bedingten Ausfällen. Lass uns reden und in einer kostenlosen Demo schauen, wie das bei euch konkret aussehen kann.