Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren in EAPs oder mentale Gesundheitsbenefits investiert. Und nach einer gewissen Zeit kommt unweigerlich die Frage: Ist unsere Nutzungsrate eigentlich gut? HR sollte diese Frage beantworten können, um das Management von der Weiterführung des Angebots überzeugen zu können.
Die ehrliche Antwort: Es kommt darauf an. Denn was eine gute Nutzungsrate ist, hängt von Zielen hinter der Einführung eines Gesundheitsbenefits, der Branche und der Unternehmensgröße ab – und vor allem davon, ob Mitarbeitende das Angebot tatsächlich als Mehrwert erleben.
Dieser Artikel zeigt, wie sich gute Nutzung einordnen lässt, was sie beeinflusst und wie HR-Teams sie gezielt steigern können.
Was ist eine „gute“ Nutzungsrate von mentalen Gesundheitslösungen?
Warum ist die Nutzungsrate überhaupt so wichtig? Sie ist ein Indikator für die Wirkung des mentalen Gesundheitsangebots. Niedrige Nutzung bedeutet nicht nur ungenutztes Budget – und de facto höhere Kosten pro Mitarbeitenden. Sie bedeutet auch, dass Mitarbeitende in Belastungssituationen – genau dann, wenn das Angebot am meisten gebraucht würde – ohne Unterstützung bleiben.
Es kommt auf das Ziel an
Bevor Sie konkrete Zahlen vergleichen, sollten sich Unternehmen eine grundsätzliche Frage stellen: Was wollen wir mit unserem mentalen Gesundheitsbenefit erreichen?
Unternehmen, die auf Prävention setzen, möchten eine kontinuierliche, breite Nutzung, also viele Mitarbeitende, die das Angebot regelmäßig als Teil ihrer Alltagsroutine nutzen. Hohe Registrierungs- und Nutzungsraten sind hier das Ziel.
“Gute Nutzung hängt vom Ziel ab”
Unternehmen, die vor allem akute Unterstützung anbieten wollen, sehen oft eine andere Nutzungsstruktur: weniger Mitarbeitende nutzen das Angebot, tun es dafür aber intensiver und in konkreten Belastungssituationen. Das ist nicht unbedingt ein Zeichen für ein schlechtes Angebot, sondern zeigt vor allem, dass das Angebot eine andere Zielsetzung hat. Wobei es naheliegend ist, dass die Wirkung höher ist, wenn so viele Mitarbeitende wie möglich erreicht werden.
Wann sollte HR die Nutzung messen?
Je nach Phase der Einführung sind unterschiedliche Nutzungsniveaus zu erwarten – und das ist normal. Zu folgenden Zeitpunkten macht es Sinn, einen Blick auf die Zahlen zu werfen:
- Nach dem Launch (erste 4-8 Wochen): In der Kick-off-Phase ist die Aufmerksamkeit am höchsten. Dieser erste Check zeigt vor allem, ob die Kommunikation gewirkt hat.
- Nach 3-6 Monaten: Die initiale Neugier hat sich gelegt. Jetzt wird sichtbar, ob das Angebot im Alltag angekommen ist. Eine stagnierende oder sinkende Nutzung ist hier ein Signal, die Kommunikation zu intensivieren oder das Angebot besser in bestehende Prozesse einzubetten.
- Nach 12 Monaten: Erst nach einem Jahr lässt sich eine belastbare Aussage über die tatsächliche Nutzung treffen und ein sinnvoller Vergleich mit Benchmarks ziehen.
Externe Benchmarks: Was zeigen klassische EAP-Daten?
Zur Einordnung lohnt ein Blick auf internationale Vergleichswerte für klassische Employee Assistance Programs (EAPs):
- In Europa liegt die durchschnittliche Nutzungsrate laut der UK Employee Assistance Professionals Association (EAPA) bei ca. 10,4 % – mit deutlichen Unterschieden je nach Branche, von rund 4,6 % in der Landwirtschaft bis zu über 11 % in Dienstleistungs- und gemeinnützigen Organisationen
- In den USA nutzen laut Bureau of Labor Statistics 61 % der Beschäftigten grundsätzlich Zugang zu EAPs – die tatsächliche Nutzungsrate liegt jedoch weit darunter, im Schnitt bei 4,5 bis 7 %.
“Benchmarks sind nur begrenzt vergleichbar”
Ein wichtiger Hinweis: Diese Zahlen beziehen sich auf klassische EAP-Programme, die häufig als Telefon-Hotlines oder einfache Beratungsangebote konzipiert sind. Digitale Plattformen für mentale Gesundheit am Arbeitsplatz mit niedrigschwelligem Zugang, digitalen Inhalten und psychologischen 1:1-Sessions erreichen in der Regel deutlich höhere Werte.
nilo-Benchmarks: Größe und Branche entscheiden
Für ein modernes Angebot wie nilo fallen die Zahlen im Schnitt deutlich höher aus. Die nilo-internen Daten aus der eigenen Kundenplattform machen dabei eines besonders deutlich: Die Unternehmensgröße hat einen erheblichen Einfluss auf die Nutzung. Größere Unternehmen haben meist eine geringere Nutzungsrate.
Der Unterschied zwischen Branchen mit überwiegend White-Collar-Belegschaften (z. B. Marketing oder Finance) und solchen mit hohem Blue-Collar-Anteil (z. B. Industrial & Manufacturing) ist signifikant.
Die Gründe sind struktureller Natur: Mitarbeitende in Produktions- oder Logistikberufen haben im Arbeitsalltag schlicht weniger Flexibilität und Gelegenheit, ein digitales Angebot zu nutzen – eine kurze Session zwischen zwei Meetings ist für sie keine Option. Hinzu kommt, dass White-Collar-Mitarbeitende, die den ganzen Tag am PC arbeiten, naturgemäß digital affiner sind und eine niedrigere Hemmschwelle haben, neue Tools auszuprobieren.
Nutzungsrate nach Unternehmensgröße:
| Unternehmensgröße | Nutzungsrate (12 Monate) |
|---|---|
| Unter 200 | 24,3 % |
| 501–1.000 Mitarbeitende | 15,3 % |
| Über 1.001 Mitarbeitende | 7,2 % |
Quelle: nilo interne Benchmarks 2026 (anonymisiert)
Nutzungsrate nach Branche (Auswahl):
| Branche | Nutzungsrate (12 Monate) |
|---|---|
| Transportation & Logistics | 26,1 % |
| Finance & Insurance | 22,0 % |
| Technology & Software | 17,4 % |
| Consumer Goods & Retail | 15,0 % |
| Industrial & Manufacturing | 5,0 % |
Quelle: nilo interne Benchmarks 2026 (anonymisiert)
Es kommt nicht nur auf die Zahlen an: Was macht Nutzung wirklich „gut“?
Nutzungsraten sind ein wichtiger Indikator – aber letztlich nur ein Mittel zum Zweck. Das eigentliche Ziel ist Wirkung: Geht es den Mitarbeitenden besser? Fühlen sie sich unterstützt? Können sie mit Belastungen besser umgehen?
Eine hohe Nutzungsrate, hinter der keine wahrgenommene Verbesserung steht, ist kein Erfolg. Umgekehrt zeigt eine niedrige Nutzungsrate bei gleichzeitig sehr positivem Feedback, dass das Angebot gut ist – aber noch nicht die richtigen Menschen erreicht.
Entscheidend ist daher, ob Mitarbeitende das Angebot als hilfreich erleben, ob sie sich richtig versorgt fühlen und ob sie es wieder nutzen würden. Qualitatives Feedback und eine messbare Wirkung auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden ist daher ein mindestens genauso wichtiger Indikator wie quantitative Nutzungsraten.
“Nutzung ohne wahrgenommenen Nutzen ist wertlos”
Was beeinflusst die Nutzungsrate?
Ob Mitarbeitende ein mentales Gesundheitsangebot nutzen, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Ein wichtiger Teil ist die Qualität des Angebots, aber auf viele andere Aspekte haben HR-Teams und Führungskräfte Einfluss. Ein häufig unterschätzter Faktor sind dabei die stillen Bedenken, die Mitarbeitende davon abhalten, das Angebot überhaupt auszuprobieren: Hilft mir das wirklich? Habe ich dafür gerade Zeit? Und was erwartet mich eigentlich, wenn ich eine Sitzung buche? Diese Unsicherheiten sind verbreitet – und lassen sich mit gezielter, ehrlicher Kommunikation größtenteils ausräumen.
1. Führungskräfte – der stärkste Hebel
Führungskräfte nehmen EAP-Angebote weit häufiger in Anspruch als die übrigen Mitarbeitenden, weil sie besser informiert sind und früher eingebunden werden. Das macht sie auch zu idealen Multiplikator:innen im Team.
Führungskräfte, die selbst offen über mentale Gesundheit sprechen, die das Angebot im Team ansprechen und es bei konkreten Belastungen empfehlen, haben einen starken Einfluss auf die Nutzung eines mentalen Gesundheitsbenefits. Kein Newsletter und kein Intranet-Post können dieselbe Wirkung erzielen wie eine Führungskraft, die im Teammeeting sagt: „nilo hat mich bei diesem Thema sehr unterstützt, vielleicht könnte es auch dir helfen.“
2. Unternehmenskultur und psychologische Sicherheit
Ein Angebot für mentale Gesundheit am Arbeitsplatz kann nur dann wirken, wenn das Umfeld zulässt, es zu nutzen. Herrscht im Unternehmen eine Kultur, in der Selbstfürsorge als Schwäche gilt oder mentale Gesundheit kein akzeptiertes Gesprächsthema ist, bleibt selbst das beste Angebot ungenutzt.
Die entscheidende Frage lautet: Fühlen sich Mitarbeitende sicher genug, Unterstützung anzunehmen? Psychologische Sicherheit ist die Voraussetzung dafür, dass Angebote zur Unterstützung der mentalen Gesundheit greifen können.
3. Kommunikation
Viele Mitarbeitende wissen schlicht nicht, dass es im Unternehmen ein Angebot für die mentale Gesundheit gibt – oder sie haben es vergessen, weil die letzte Erwähnung Monate zurückliegt. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig dazu zu kommunizieren: im Intranet, in Team-Meetings oder in der internen Kommunikation der Führungskräfte.
Dabei macht der Mix aus digitalen und analogen Kanälen einen großen Unterschied. Ein Intranet-Post erreicht nicht alle – besonders nicht Mitarbeitende ohne festen PC. Physische Kommunikation wie Poster, Flyer oder Hinweise im Pausenraum kann hier entscheidend sein, um auch Blue-Collar-Mitarbeitende oder weniger digital-affine Belegschaftsteile zu erreichen.
Ein Aspekt verdient dabei besondere Aufmerksamkeit: Datenschutz- und Anonymitätsbedenken sind die häufigste Barriere für die Nutzung des Angebots. Mitarbeitende fragen sich: Sieht meine Führungskraft, was ich gebucht habe? Gelangt mein Name irgendwo in eine Liste? Diese Fragen müssen von Anfang an beantwortet werden.
nilo stellt den Datenschutz der Nutzer:innen sicher und unterstützt HR-Teams dabei mit umfangreichen Kommunikationsmaterialien, um das Angebot online wie offline an die Belegschaft zu kommunizieren.
4. Qualität des mentalen Gesundheitsangebots
Ein letzter Faktor, der oft übersehen wird: Die Nutzungsrate hängt auch davon ab, ob das Angebot tatsächlich zu den Bedürfnissen der Belegschaft passt.
- Ein Angebot, das beispielsweise nur auf Englisch oder Deutsch verfügbar ist, schließt einen Teil des (internationalen) Teams aus.
- Ein Angebot ohne mobile App erreicht Blue-Collar-Mitarbeitende nur schwer.
- Müssen Mitarbeitende zu lange auf 1:1-Sitzungen warten, nutzen sie das Angebot am Ende gar nicht.
- Sind Sitzungen nur während der regulären Arbeitszeiten verfügbar, schließt das Mitarbeitende im Schichtbetrieb oder mit unflexiblen Arbeitszeiten praktisch aus.
- Auch die Diversität der verfügbaren Psycholog:innen spielt eine Rolle: Finden Mitarbeitende jemanden, der zu ihrer Sprache, ihrem kulturellen Hintergrund oder ihren spezifischen Themen passt?
Wie können HR-Teams die Nutzung von mentalen Gesundheitsangeboten steigern?
HR kann all diese Faktoren beeinflussen und die Nutzungsrate gezielt steigern – von der Auswahl des Anbieters über die Einführung bis zur Verankerung im Arbeitsalltag.
Schritt 1: Den richtigen Anbieter wählen
Die Grundlage für eine hohe Nutzung wird bereits bei der Auswahl des richtigen Anbieters gelegt.
Das bedeutet konkret:
- Mitarbeitende einbinden und Bedarf erheben: Frage deine Mitarbeitenden in Umfragen, 1:1-Gesprächen oder auch in Teamrunden, wo sie tatsächlich Unterstützungsbedarf sehen. Mitarbeitende, die bei der Auswahl eines Angebots einbezogen werden, entwickeln eine höhere Identifikation damit und nutzen es später häufiger.
- Ziele klar definieren: Soll das Angebot beispielsweise präventiv wirken, akute Krisen auffangen oder beides?
- Qualitätskriterien festlegen: Nicht jedes Angebot ist gleich. Hilfreich ist eine strukturierte Checkliste, die wichtige Kriterien wie Qualifikation der Psycholog:innen, Sprachen und Datenschutz abfragt
Schritt 2: Die Einführung gezielt gestalten
Der Launch eines mentalen Gesundheitsbenefits bestimmt den ersten Eindruck, den Mitarbeitende vom Angebot haben. Hier entscheidet sich, ob sie das Angebot als relevant empfinden – oder nicht.
Eine wirkungsvolle Einführung setzt auf mehrere Kanäle gleichzeitig: Newsletter, Intranet, physische Kommunikation mit Flyern oder Postern, und – wenn möglich – ein Kick-off-Event, das das Angebot sichtbar macht.
Drei Punkte sind dabei besonders wichtig:
- Datenschutz von Anfang an betonen: Stelle klar, dass individuelle Nutzungsdaten vollständig anonym bleiben. Das Unternehmen erhält nur aggregierte, nicht personenbeziehbare Auswertungen.
- Führungskräfte einbinden: Informiere die Führungskräfte nicht nur, sondern mache sie zu aktiven Kommunikator:innen.
- Professionelle Begleitung nutzen: nilo stellt für die Einführung Customer-Success-Manager:innen zur Seite, die bei der Planung, der Erstellung von Kommunikationsmaterialien und der Implementierungs-Strategie unterstützen. Das entlastet HR-Verantwortliche und stellt sicher, dass die Einführung ohne großen Zeitaufwand gelingt.
Schritt 3: Alltägliche Nutzung fördern
Die Einführung ist lediglich der Startpunkt. Langfristig hohe Nutzungsraten entstehen, wenn das Angebot fest in der Unternehmensstruktur verankert ist.
Bewährte Maßnahmen dafür sind beispielsweise:
- Mentale Gesundheit im Onboarding integrieren: So lernen neue Mitarbeitende das Angebot vom ersten Tag an kennen – am besten mit einem klaren Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur Registrierung.
- Regelmäßige Erwähnung in All-Hands und Teamrunden
- Gesundheitstage mit einem klaren Fokus auf mentale Gesundheit und das Unterstützungsangebot organisieren
- Feedback einholen und Angebot anpassen: Welche Inhalte werden am meisten genutzt? Welche Formate kommen im Team gut an? Regelmäßiges Feedback ermöglicht dir eine gezielte Weiterentwicklung.
- In schwierigen Unternehmensphasen aktiv einsetzen: Gerade in Phase erhöhter Belastung lohnt es sich, das Angebot gezielt zu kommunizieren und als konkrete Unterstützung zu positionieren.
Wie messe ich die Nutzung?
Die Nutzung eines mentalen Gesundheitsbenefits lässt sich sowohl auf quantitativer als auch auf qualitativer Ebene messen – erst die Kombination aus beiden ergibt ein vollständiges Bild.
4.1 Quantitative Metriken
Die wichtigsten Kennzahlen für Mental-Health-Angebote sind:
- Registrierungsrate: Welcher Anteil der Mitarbeitenden hat sich registriert?
- Nutzungsrate: Welcher Anteil hat das Angebot über einen gewissen Zeitraum aktiv genutzt?
- NPS-Abfragen innerhalb der Plattform: Bewertung des Angebots durch die Mitarbeitenden
nilo stellt HR-Teams ein HR-Dashboard zur Verfügung, das diese und weitere Kennzahlen aggregiert, anonymisiert und visualisiert. Trends über Zeiträume hinweg lassen sich so direkt ablesen, ohne individuelle Nutzungsdaten einsehen zu können.
4.2 Qualitative Metriken
Zahlen allein erzählen nicht die ganze Geschichte. Ob Mitarbeitende das Angebot als hilfreich, passend und vertrauenswürdig erleben, lässt sich nur durch direktes Feedback erfassen:
- Pulsbefragungen mit gezielten Fragen zum wahrgenommenen Mehrwert
- Rückmeldungen in 1:1-Gesprächen oder über anonyme Feedback-Tools
Eine hohe Nutzungsrate, hinter der keine wahrgenommene Wirkung steht, ist kein Erfolg. Und qualitativ positives Feedback bei niedriger Nutzungsrate zeigt, dass das Angebot gut ist, aber eventuell nur einem bestimmten Teil der Belegschaft hilft oder noch besser kommuniziert werden könnte.
Fazit
Eine gute Nutzungsrate ist das Ergebnis des richtigen Angebots für die entsprechende Belegschaft, eingebettet in eine Unternehmenskultur, die mentale Gesundheit ernst nimmt, und kommuniziert von Führungskräften, die selbst dahinterstehen.
Die wichtigsten Hebel sind klar: Führung, Kultur, Kommunikation und Integration in Prozesse. Dazu kommt ein qualitativ hochwertiges Angebot, das wirklich zu den Bedürfnissen der Mitarbeitenden passt.
